5 Tipps für dein Online-Meeting
Wann sehen wir uns wieder?
Diese Frage beschäftigt uns in dieser außergewöhnlichen Zeit wohl alle.
Durch die ergriffenen Maßnahmen zur Eindämmung des Coronavirus wird unser Arbeitsalltag stark beeinflusst. Zahlreiche Menschen mussten in der Zwischenzeit ihr Büro mit nach Hause nehmen und sich in den eigenen vier Wänden ein Home-Office einrichten. Tägliche Meetings und Besprechungen müssen nun durch Videokonferenzen von zu Hause aus durchgeführt werden, doch für viele ist dies völliges Neuland. Damit deinem erfolgreichen Online-Meeting nichts mehr im Weg steht, haben wir hier einige Tipps für dich zusammengestellt.
#1 Dein erstes Mal
„Hörst du mich?“
„Du bist total abgehackt!“
„Kannst du meinen Bildschirm jetzt sehen?“
Typische Sätze, die jeder schon einmal bei einem Online-Meeting gehört hat. Doch nicht immer ist die Technik schuld. Ganz nach der bekannten Redewendung "problem exists between chair and keyboard" oder auch „PEBCAK" genannt, sorgt oft das mangelnde Know-how der User für Probleme. Deshalb raten wir dir, dich vorab mit den verwendeten Tools auseinander zu setzen. Es gibt viele Tutorials auf Youtube die du dir ansehen kannst oder du nutzt die nächste Kaffeepause mit deinen Kollegen, um gemeinsame Erfahrungen mit der Videochat-Software zu sammeln.
#2 Das richtige Tool
Wir setzen verstärkt auf die Dienste Zoom und Skype. Diese Tools bieten die Möglichkeit der Bildschirmfreigabe, mit dessen Hilfe sehr effiziente Besprechungen über weite Distanzen möglich gemacht werden. Dabei kann der Bildschirm eines/r TeilnehmerIn an alle anderen TeilnehmerInnen übertragen werden, um gemeinsame Inhalte zu besprechen, fast so wie ein Blatt Papier, das vor uns auf dem Besprechungstisch liegt.
Falls du Skype installiert und ein Skype-Konto hast, ist es am einfachsten dieses zu verwenden. Andernfalls empfehlen wir die Verwendung von Zoom. Beide Programme haben ähnliche Funktionen. Falls du noch keines der beiden installiert hast empfehlen wir Zoom, da wir es selbst auch am meisten im Team verwenden.
Zoom
Der große Vorteil von Zoom ist, dass du kein Benutzerkonto anlegen musst.
Um ein Online-Meeting zu starten, schicken wir dir einen Link. Wenn du auf diesen klickst, wird automatisch ein Programm heruntergeladen. Sobald du dieses startest verbindet es sich zu unserem Konferenzraum und das Meeting kann beginnen. Zoom bietet für Videokonferenzen etwas mehr Funktionen als Skype. Mit der kostenlosen Version können bis zu 100 Teilnehmer bis zu 40 Minuten lang Videokonferenzen durchführen, wer längere Meetings abhalten will, muss bezahlen. Die Teilnehmer brauchen keinen Account, um der Videokonferenz beizutreten – dies ist über eine Besprechungs-ID oder einen Link möglich.
Skype
Falls du ein Microsoft-Konto hast, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass du auch ein Skype-Konto hast, da Skype ein Dienst von Microsoft ist. Die Login-Daten für Skype sind dieselben, wie die für das Microsoft-Konto. Falls du kein Konto bei Skype hast, kannst du auf skype.com eines anlegen. Jetzt brauchst du nur mehr das Programm herunterladen und dich mit deinen Login-Daten anmelden.
Mehr dazu findest du auf skype.com
Weiters kannst du auch WhatsApp oder Hangouts von Google für Videochats verwenden. Wenn du ein Google Konto besitzt, bietet dir Hangouts am PC sowie am Handy die Möglichkeit mit bis zu 10 Personen gratis Videoanrufe durchzuführen. Mit WhatsApp sind Gruppenanrufe nur mit maximal vier TeilnehmerInnen und auch nur auf dem Mobiltelefon möglich.
3# Die geeignete Umgebung
Deinen Laptop oder Computer solltest du so platzieren, dass sich die Lichtquelle hinter der Kamera befindet. Grelles Gegenlicht solltest du vermeiden, da dich das möglicherweise blass oder zu dunkel wirken lässt. Auch seitlich einfallendes Licht kann unschöne Schatten in deinem Gesicht erzeugen.
Darum solltest du bei deinem nächsten Online-Meeting auf eine gleichmäßige Ausleuchtung des Raumes achten und direkte Sonneneinstrahlung vermeiden. Zwei Lampen rechts und links vom Gerät können dich im perfekten Licht erstrahlen lassen.
Des Weiteren solltest du darauf achten, dass sich keine Gegenstände mit reflektierenden Oberflächen im Aufnahmebereich befinden, wie etwa ein Spiegel oder Bilderrahmen. Dies könnte die anderen Teilnehmer irritieren und ablenken.
Für einen professionellen Eindruck solltest du auch auf eine ordentliche Umgebung achten. Dazu gehört auch, dass der Kabelsalat des Computers nicht sichtbar ist. Als Hintergrund wird gerne eine weiße Wand genutzt, diese ist zwar schlicht, jedoch lässt sie dich blass erscheinen. Besser eignen würde sich eine dunkelfarbige Wand.
4# Deine Home-Office Kleidung
Auch wenn das Arbeiten von zu Hause aus dich dazu verleitet in Jogginghose und Schlabberpulli an dem Bürotisch zu sitzen, solltest du dir die gemütliche Kleidung dennoch für die Couch aufheben
Zumindest sollte dein Oberteil bürotauglich sein (Wenn du nicht aufstehst, bekommt die Jogginghose niemand zu Gesicht). Bei der Wahl deiner Kleidung solltest du darauf Acht geben, dass diese nicht zu sehr ablenkt oder die Bildqualität stört. Im Gegensatz zu auffälligen Mustern und grellen Farben eignen sich vor allem gedeckte und ruhige Farbentöne am besten für die Kamera.
Bei Schmuck ist darauf zu achten, dass dieser lautlos ist. Das klingt vielleicht etwas eigenartig, aber ständiges Klimpern oder Aufschlagen mit Armreifen auf dem Tisch können unangenehme und störende Töne erzeugen. Nicht nur reflektierende Dekogegenstände, sondern auch funkelnde Accessoires können irritierende Lichtreflexe erzeugen. Daher gilt in der Videokonferenz „weniger ist mehr".
#5 Während der Videokonferenz
Bei Meetings, in denen man physisch anwesend ist, wird schon mal gescherzt und gelacht. Doch bei Online-Meetings kommt die persönliche Seite einer Besprechung oft zu kurz. Damit nicht alle frustriert und erschöpft das Meeting verlassen, sollte man zu Beginn einige Zeit für den persönlichen Austausch einplanen.
Damit wird das Zusammengehörigkeitsgefühl der Teilnehmer gestärkt und ist eine gute Einstimmung für die Besprechung.
Vor allem in virtuellen Teams ist Wertschätzung ein wichtiger Faktor, welcher durch die Distanz zwischen den Teilnehmern oft schwierig zu transportieren ist.
Während der Besprechung solltest du unbedingt direkt in die Kamera oder in das Gesicht der Person, mit der du sprichst, schauen. Der obligatorische Kontrollblick auf das eigene Video ist zwar verlockend und ab und zu auch nicht schlecht, um deine Haltung zu kontrollieren, jedoch solltest du deinen Blick stets auf die anderen Besprechungsteilnehmer fokussieren.
Wenn du mit zwei Bildschirmen arbeitest sollte darauf achten, den Blickkontakt mit den anderen Teilnehmern zu halten und immer wieder in die Kamera zu schauen. Damit du das nicht vergisst, kannst du ein Post-It neben der Kamera anbringen.
Verhalte dich während eines Online-Meetings wie in einer realen Besprechung. Wackle nicht hin und her, kontrolliere deine Hände und vor allem deinen Gesichtsausdruck. Ein gelangweilter Blick oder eine unüberlegte Geste können schnell Desinteresse signalisieren und peinlich werden. Manchmal werden Meetings auch aufgezeichnet und wer will schon beim Gähnen oder Nasenbohren gefilmt werden.
Achte auch darauf, dass immer nur eine Person sprechen kann. Lass deine Kollegen ausreden, bevor du das Wort ergreifst. Wenn mehrere Personen an der Besprechung teilnehmen, ist es hilfreich und sinnvoll, wenn eine Person als BesprechungsleiterIn fungiert und das Team durch das Gespräch führt.
Beachtest du diese grundlegenden Tipps, steht deinem erfolgreichen Online-Meeting nichts mehr im Wege.
