Plane deine Projekte einfach, übersichtlich und mit Spaß.
In diesem Artikel möchten wir dir das Projektmanagement-Tool Trello vorstellen. Um die Übersicht bei unseren vielen verschiedenen Aufträgen nicht zu verlieren, nutzen wir diese Online-Software täglich. Mit Hilfe von Boards, Listen und Karten können wir unsere Projekte auf einfache, flexible und übersichtliche Weise organisieren und priorisieren.
Egal ob du deinen nächsten Urlaub, eine Hochzeitsfeier, deinen Geburtstag oder die nächsten Schritte in deinem Unternehmen planst, Trello ist vielseitig einsetzbar.
Besser zusammenarbeiten und mehr erledigen
In der Basis-Version ist Trello kostenlos und wird für deine Bedürfnisse völlig ausreichen.
Durch das minimalistische Layout findest du dich trotz der zahlreichen integrierten Funktionen intuitiv zu recht.
Trello ist für jedes Betriebssystem auf Laptop, Tablett und Handy verfügbar. Die visuelle Darstellung kommt unserem natürlichen Spieltrieb zu Gute.
Bevor du Arbeitsabläufe neu strukturierst, raten wir dir, zuerst den derzeitigen Ablauf ganz einfach auf einem Blatt Papier aufzuzeichnen.
Danach überlegst du dir, wie die ideale Situation aussehen würde. Die Frage "Wo gab es bisher die meisten Schwierigkeiten?" ist dabei essentiell.
Kurzanleitung für den Einstieg:
-) Für ein neues Projekt eröffnest du ein so genanntes Board.
-) Innerhalb dieses Boards kannst du eine unbegrenzte Anzahl an Listen anlegen.
-) Innerhalb dieser Listen kannst du Aufgaben, Fragen und Informationen in Form von Karten festhalten.
Ein Board ist vergleichbar mit einer Pinnwand auf der Projekte organisiert und Informationen ausgetauscht werden. Die Karten stellen die Post-its dar, die an diese virtuelle Pinwand geklebt werden. Wenn du eine Trello-Karte anklickst, werden dir weitere Informationen angezeigt. Mit dieser Hilfe kann sich jedes Teammitglied einen Überblick über die geschaffte und noch zu erledigende Arbeit machen kann.
Hier ein Beispiel zum Verständnis:
Gehen wir davon aus, dass du eine Firmenfeier planst. Dann könntest du deine To-Do's wie folgt planen:
Board: Firmenfeier
Listen:
- Verpflegung (Karten: Getränke, Speisen)
- Enterntainment (Karten: Musik, Kinderbetreuung, ...)
- Lokation (Karten: Deko, Bar, Bühne, Sitzgelegenheiten)
Weitere Funktionen
Es geht aber noch weiter. Du kannst zahlreiche Funktionen nutzen um deine Projekte zu planen. So kannst du die zuständigen Personen einer Karte zuweisen. Mit Hilfe von Labels kannst du die Karten kategorisieren, zum Beispiel mit "in Bearbeitung" oder "Erledigt". Um deinen Zeitplan einhalten zu können, kannst du den Karten auch ein Fälligkeitsdatum zuweisen und eine Erinnerung einstellen. Ebenso kannst du Bilder, Dokumente und Links in die Karten hochladen. In der Gratisversion von Trello können Dateien von einer Größe von bis zu 10 MB angehängt werden. Ein kostenpflichtiges Upgrade ermöglicht es, Dateien von bis zu 250 MB anzuhängen. Checklisten in den Karten helfen dir auf nichts zu vergessen.
Diese Karten kannst du flexibel in und zwischen verschiedenen Listen verschieben. Dadurch hast du die Freiheit die Aufgabe flexibel in ihrem aktuellen Workflow darzustellen. Und das alles nur mit einem Mausklick.
Teamarbeit
Vorallem für Teams bringt Trello viele Vorteile mit sich. Hast du eine Frage zu einer Karte, dann kannst du diese als Kommentar in die betreffende Karte schreiben und mit “@” denjenigen markieren, an den die Frage geht. Dadurch erhält diese Person eine Benachrichtigung. So kannst du deinen TeamkollegInnen Kommentare hinterlassen und euch gegenseitig erwähnen.
Recycling
Trello ermöglicht es dir abgeschlossene Projekte zu archivieren. Dadurch kannst du auf Erfahrungen oder Informationen aus vorherigen Projekten immer wieder zurückgreifen. Außerdem bietet dir Trello die praktische Such-Möglichkeit. Somit findest du mit einem Stichwort die gesuchte Karte. Diese kannst du auch einfach als Basis für das nächste Projekt kopieren!
Trello bietet dir die Grundlagen für eine strukturierte und effiziente Zusammenarbeit zwischen Kollegen.
